Com a demanda cada vez maior por mais produtividade em uma menor quantidade de tempo em todos os setores do mercado, fazer parte de um ambiente de trabalho cuja organização de tarefas possa conduzir a maior rentabilidade das atividades de todos os colaboradores é um fator essencial.

E essa regra também é válida quando falamos do setor jurídico – constantemente atarefados com novos afazeres que exigem uma minuciosa atenção da sua equipe, tais como análise de dados, elaborações contratuais e monitoramento de processos, os gestores de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos precisam de uma organização metodológica para não se perderem em meio as atividades operacionais.

Neste sentido, um sistema organizacional que direcione o trabalho de maneira proveitosa, tanto para membros da equipe de advocacia quanto para seus próprios clientes, é uma ferramenta indispensável para quem deseja se manter em pleno funcionamento, competitividade e atingindo altos níveis de rendimento.

Por onde começar: o mapeamento

Um workflow, ou seja, um fluxo de trabalho bem planejado não surge repentinamente. Para que ele possa ser estruturado de forma correta e se adequar às necessidades específicas de cada escritório, é preciso que toda uma ótica macro seja aplicada ele. Que cada colaborador tenha não apenas plena ciência de suas próprias tarefas, mas também, dos objetivos da repartição como um todo para que assim, as etapas possam ser divididas de modo viável e as metas, estabelecidas de acordo com a disponibilidade de todos os envolvidos nos processos.

A tecnologia a favor

Concluída esta fase de mapeamento e compreensão das atividades de cada um, é hora da otimização dos procedimentos que fazem parte do escritório ou departamento jurídico. Atualmente, nosso setor está tão atualizado na questão tecnológica quanto qualquer outro, o que tem permitido a automatização de diversos processos até então conduzidos com pouco ou nenhum apoio da tecnologia.

Temos hoje em mãos ferramentas e plataformas (softwares) que permitem atuações preventivas, análise detalhada de informações contenciosas para auxiliar no processo de tomada de decisões, captura imediata de publicações oficiais, gestão do ciclo de vida contratual, mitigação de riscos financeiros, dentre muitas outras possibilidades de automação que, ao serem exercidas única e exclusivamente sem o apoio da inovação, tomam consideravelmente mais tempo e, por consequência, trazem custos elevados e desnecessários para uma empresa ou escritório.

Colhendo os frutos

Com tais medidas, logo deverá ser observada a melhoria de toda a interação de um departamento jurídico. A comunicação entre os setores, a cooperação entre as equipes, a transparência no cronograma de atividades de cada seção e o alinhamento entre os todos os profissionais e suas respectivas funções: estes fatores, quando postos em conjunto, só têm a agregar para a dinâmica de um escritório como um todo.

Isso ocorre porque os benefícios do workflow não são aplicados somente a uma seção específica de uma empresa. O workflow é, antes de mais nada, uma conduta de produtividade e empenho perante às tarefas de um ambiente de trabalho, seja ele qual for.

Logo, desde o primeiro contato com um novo caso até o processo de monitoramento final das decisões tomadas pela justiça e suas consequências, o desempenho de todas estas etapas será potencializado ao seu máximo, o que só trará benefícios e permitirá a difusão de uma cultura de eficiência para o meio jurídico brasileiro, ainda tão carente de celeridade na condução de processos.

Fonte: Jota